Frequently Asked Question

Vendor dapat melakukan login ke Pakuwonvendor.com jika sudah memiliki user id yang berupa alamat email dan password.

Data vendor harus sudah didaftarkan terlebih dahulu oleh Admin Pakuwon. Kemudian user/PIC dalam vendor tersebut akan menerima email untuk melakukan aktivasi.

Password akan dikirimkan melalui SMS ke nomor HP PIC yang didaftarkan

Muncul pesan user masih login

Bisa disebabkan karena user id sedang digunakan atau website terclose tetapi belum melakukan Logout.

Jika memang tidak ada yang sedang menggunakan user ybs, maka tetap bisa melakukan login dengan isi user id, password dan captcha kemudian klik tombol Force Logout

Muncul pesan activation code tidak sesuai ketika login

Pastikan kode google authentication yang diinput sesuai dengan kode yang muncul pada google authenticator untuk user id yang akan login

Untuk melakukan perubahan password dapat dilakukan dengan

• Memilih Forgot Password pada layar Login.
• Isi user id dan captcha kemudian Submit.
• User akan menerima email notifikasi.
• Klik link Change Password yang ada dalam email.

Password baru akan dikirimkan melalui SMS ke nomor user yang sudah terdaftar

Reset Google Authentication oleh Pakuwon

1. Login sebagai superadmin Pakuwon

2. Pilih menu Administration > User

Klik tombol Filter untuk melakukan pencarian data yang lebih spesifik

3. Pilih tombol “…” pada kolom Action kemudian pilih Reset GoogleAuth.

4. Pilih Ok pada layar konfirmasi.

Google Authentication berhasil ter-reset. Pada saat login, akan muncul barcode. Silahkan scan ulang menggunakan google authenticator

Reset Google Authentication oleh Vendor

1. Login sebagai user yang memiliki akses menu user

2. Pilih menu Administration > User

Klik tombol Filter untuk melakukan pencarian data yang lebih spesifik

3. Pilih tombol “…” pada kolom Action kemudian pilih Reset GoogleAuth.

4. Pilih Ok pada layar konfirmasi.

Google Authentication berhasil ter-reset. Pada saat login, akan muncul barcode. Silahkan scan ulang menggunakan google authenticator

Muncul pesan Data berstatus inactive : USER ID ketika login

Penyebab :

1. User sedang dinonaktifkan

2. User belum melakukan aktifasi melalui email Frontend User Activation yang dikirimkan pada saat user didaftarkan

3. Karena salah password lebih dari 5x.

Solusi :

1. Lakukan aktifasi melalui email

2. Hubungi admin Pakuwon untuk dilakukan aktifasi atas user tersebut.

3. Lakukan forgot password jika salah password lebih dari 5x

1. Download dan install aplikasi google authenticator melalui playstore atau istore

2. Login ke pakuwonvendor.com dengan mengisi user id, password dan captcha kemudian klik tombol Sigin. Pada layar akan ditampilkan barcode.

3. Scan barcode tersebut menggunakan google authenticator yang sudah diinstall.

4. Isi kode google authentication sesuai dengan kode yang ditampilkan pada aplikasi google authenticator, kemudian klik tombol Login

1. Login sebagai user vendor yang memiliki hak akses menu Vendor

2. Pilih menu Administration > Vendor

Klik tombol Filter untuk melakukan pencarian data yang lebih spesifik

3. Pilih tombol “…” ,pilih Edit pada vendor yang akan ditambahkan rekening.

4. Klik tanda Plus, isi data rekening

Untuk menampilkan nama rekening, setelah isi nomor rekening, klik tanda i pada kotak berwarna biru

5. Klik Default Account untuk menandai bahwa rekening tersebut yang akan digunakan

1. Login sebagai user vendor yang memiliki hak akses menu Vendor Document.

2. Pilih menu Administration > Vendor Document.

3. Klik tombol Upload.

Tombol Upload warna kuning untuk upload dokumen yang belum pernah diupload sebelumnya. Tombol upload warna merah untuk melakukan upoad ulang dokumen yang sudah expired atau hasil review dokumen tidak valid (ditolak)

1. Login sebagai user vendor yang memiliki hak akses menu PO Document

2. Pilih menu Administration > PO Document.

3. Klik tombol Upload.

Tombol Upload warna kuning untuk upload dokumen yang belum pernah diupload sebelumnya. Tombol upload warna merah untuk melakukan upoad ulang dokumen yang sudah expired atau hasil review dokumen tidak valid (direject)

1. Login sebagai user company atau vendor yang memiliki hak akses menu PO Report.

2. Pilih menu Report > PO,WO,SPK Report.

Klik tombol Filter untuk melakukan pencarian data yang lebih spesifik.

3. Klik nomor PO untuk melihat detail data PO

Tab PO/SPK LIne

Menampilkan rincian data barang/jasa yang dipesan

Tab Term of payment

Menampilkan detail urutan proses pembayaran yang akan dilakukan

Tab PO Document

Menampilkan kelengkapan dokumen PO/WO/SPK(jika ada dokumen yang diupload)

1. Login sebagai user company atau vendor yang memiliki hak akses menu GRN Report.

2. Pilih menu Report > GRN Report.

Klik tombol Filter untuk melakukan pencarian data yang lebih spesifik.

3. Klik nomor GRN untuk melihat detail data GRN

Tab GRN LIne

Menampilkan rincian data barang/jasa

Tab GRN Document

Menampilkan kelengkapan dokumen GRN (jika ada dokumen yang diupload)

1. Login sebagai user vendor yang memiliki hak akses menu Create Invoice

2. Pilih menu Invoice > Create Invoice

3. Pilih Company, Vendor dan Order type kemudian klik tombol Submit

4. Pilih PO/WO/SPK yang akan ditagihkan dengan tick checkbox

5. Dapat memilih lebih dari 1 PO/WO/SPK dengan ketentuan harus dalam departemen yang sama

5. Klik tombol Create

Pastikan nilai yang ditampilkan sudah sesuai.

6. Pilih tab Invoice Dokumen untuk mengupload kelengkapan dokumen yang diperlukan. Klik tombol Submit.

Nomor kwitansi akan menjadi nomor Invoice

7. Tick checkbox Telah Membaca dan Menyetujui pada layar syarat dan ketentuan, kemudian klik tombol Submit

1.Login sebagai user vendor yang memiliki hak akses menu Create Non reference Invoice

2.Pilih menu Invoice > Create Invoice

3.Pilih Company, Vendor dan LOB(line of business vendor) kemudian klik tombol Submit.

4.Isi semua data pada tab invoice Line

5.Upload kelengkapan dokumen pada tab Invoice Document kemudian klik tombol Submit

6.Nomor kwitansi akan menjadi nomor Invoice

7.Tick checkbox Telah Membaca dan Menyetujui pada layar syarat dan ketentuan, kemudian klik tombol Submit

Progress invoice dapat dilihat pada menu Invoice Report kolom Status Invoice.

1. Login sebagai user yang memiliki hak akses Invoice Report.

2. Pilih menu Report > Invoice Report

3. Klik tombol Filter untuk melakukan pencarian data yang lebih spesifik

Berikut keterangan status invoice :

• Waiting Approval -> invoice sudah berhasil dibuat
• Verifikasi Tagihan -> invoice masih dalam proses pengecekan/verifikasi oleh Company
• Tagihan disetujui -> invoice sudah disetujui dan siap untuk proses pembayaran

Status verifikasi kelengkapan dokumen invoice dapat dilihat pada menu Invoice Report.

1. Login sebagai user yang memiliki hak akses Invoice Report

2. Pilih menu Report > Invoice Report

3. Klik tombol Filter untuk melakukan pencarian data yang lebih spesifik

4. Klik pada nomor invoice, kemudian pada bagian bawah, pilih tab Invoice document

5. Status verifikasi dapat dilihat pada kolom Softcopy dan Hardcopy

Berikut status verifikasi softcopy maupun hardcopy :

• Available = dokumen sudah tersedia/diterima
• Unavailable = dokumen belum tersedia/belum diterima
• Process validation = masih dalam proses verifikasi
• Valid = dokumen sudah valid
• Invalid = dokumen tidak valid

Status verifikasi kelengkapan dokumen legalitas vendor dapat dilihat pada menu Vendor Document.

1. Login sebagai user vendor yang memiliki hak akses Vendor Document

2. Pilih menu Document > Vendor Document

3. Klik tombol Filter untuk melakukan pencarian data yang lebih spesifik

4. Klik tombol View pada kolom Action

5. Status verifikasi dapat dilihat pada kolom Status Verification Document

Muncul pesan Belum ada checklist dokumen invoice ketika akan melakukan penagihan (membuat invoice)

Penyebab : Belum ada pengaturan dokumen kelengkapan invoice untuk company yang dipilih

Solusi : Dimohon menghubungi admin Pakuwon

Ketika akan melakukan penagihan (membuat invoice) muncul pesan Belum dapat melakukan penagihan. GRN belum dikirimkan

Penyebab : GRN belum dikirimkan

Solusi : Silahkan melakukan penagihan setelah GRN dikirimkan

Muncul pesan Tidak ada PO/WO/SPK yang bisa Ditagihkan ketika akan melakukan penagihan (membuat invoice)

Penyebab : Belum ada PO/WO/SPK yang dikirimkan

Solusi : Dimohon menunggu sampai ada PO/WO/SPK yang dikirimkan

Muncul pesan Tanggal dan bulan kwitansi/invoice tidak sama dengan tanggal dan bulan faktur pajak ketika akan melakukan penagihan (membuat invoice)

Penyebab : Tanggal,bulan dan tahun kwitansi/invoice tidak sesuai dengan Faktur Pajak

Solusi : Sesuaikan isian dokumen date invoice/kwitansi menjadi sama dengan tanggal, bulan, tahun Faktur Pajak

Muncul pesan Dimohon melengkapi file yang belum diupload ketika akan melakukan penagihan (membuat invoice)

Penyebab : Terdapat file yang belum diupload

Solusi : Upload semua file

Muncul pesan Faktur Pajak [tanggal faktur pajak] tidak bisa kurang dari tanggal GRN [tanggal GRN] ketika akan melakukan penagihan (membuat invoice)

Penyebab : Tanggal,bulan dan tahun FP kurang dari tanggal bulan dan tahun GRN

Solusi : Bulan Faktur Pajak maksimal adalah akhir bulan berikutnya dari bulan GRN. Misalnya tanggal GRN 20 Oktober 2023 maka tanggal Faktur Pajak yang diperbolehkan maksimal adalah 30 November 2023. Faktur Pajak juga tidak boleh dibawah tanggal GRN (dari contoh tersebut tanggal Faktur Pajak tidak boleh sebelum 20 oktober 2023)

Muncul pesan Amount kwitansi/invoice tidak sama dengan payment amount ketika akan melakukan penagihan (membuat invoice)

Penyebab : Nilai invoice/kwitansi yang diisi tidak sama nilainya dengan total payment due

Solusi : Sesuaikan nilai invoice/kwitansi sama dengan nilai total payment due

Muncul pesan Amount Faktur Pajak tidak sesuai dengan total VAT ketika akan melakukan penagihan (membuat invoice)

Penyebab : Nilai PPN Faktur Pajak tidak sesuai dengan nilai total VAT

Muncul pesan Belum dapat melakukan penagihan. Dokumen vendor masih dalam proses verifikasi ketika akan melakukan penagihan (membuat invoice)

Penyebab : Dokumen vendor masih dalam proses verifikasi

Solusi : Menunggu hingga proses verifikasi semua dokumen vendor selesai dilakukan (status Approved). Status verifikasi dapat dilihat pada menu document > vendor Document

Muncul pesan Belum dapat melakukan penagihan. Dimohon mengunggah kelengkapan dokumen vendor terlebih dahulu ketika akan melakukan penagihan (membuat invoice)

Penyebab : Belum mengunggah kelengkapan dokumen vendor

Solusi : Dimohon untuk melengkapi dokumen vendor melalui menu Document > Vendor Document

Ketika upload file Faktur Pajak dalam format PDF loading terus menerus

Solusi Upload ulang Faktur Pajak dalam format image